واحد مدارج علمی مرکز مدیریت حوزه علمیه قم از تاریخ 1/12/71 که اداره امور اداری و استخدامی کشور طی بخشنامه شماره 5505 - 15/9/71 تعیین سطح علمی حوزوی روحانیان و طلاب شاغل در ادارات و نهادها و ارگانها را به مدیریت حوزه علمیه قم واگذار نمود، شروع به کار کرده و در طول این مدت پنج مرحله امتحان برگزار کرده است و امتحانات مرحله ششم نیز بزودی برگزار می شود . تعداد 3100 پرونده برای برادران و 1585 پرونده برای خواهران در سطوح مختلف تشکیل شده است .
کیفیت امتحان بعد از مراحل ذیل همانند امتحانات حوزه علمیه انجام می گیرد:
1) تشکیل پرونده که شرایط آن از قرار ذیل است:
الف) استعلام از اداره مربوط; ب) گواهی اتمام دروس هر سطح; ج) شش قطعه عکس 4×3 ; د) فتوکپی شناسنامه از تمامی صفحات; ح) پر کردن فرمهای مربوط .
2) شرکت کنندگان پس از تشکیل پرونده جهت اخذ کارت مجوز شرکت در امتحانات، با یک قطعه عکس مراجعه می کنند .
3) شرکت در امتحانات کتبی در تاریخهای اعلام شده .
4) پس از اعلام نتایج امتحانات کتبی و انقضای 10 روز فرصت برای اعتراض، و موفقیت در امتحانات کتبی، جهت امتحانات شفاهی نوبت زده می شود و مدرک سطح یک و دو پس از قبولی در امتحانات شفاهی صادر می شود . در سطح سه بعد از امتحانات کتبی و شفاهی، موضوع رساله فارسی و در سطح چهار پس از تکمیل پرونده، موضوع رساله عربی به متقاضی ارائه می شود و پس از تدوین رساله به دو نفر از فضلا به عنوان داور تحویل داده می شود و پس از بررسی و ملاحظه، متقاضی به جلسه دفاعیه دعوت می شود و پس از برگزاری جلسه دفاعیه و مثبت بودن نظر داوران مدرک سطح سه و چهار صادر می شود .
امتحانات ویژه برای متقاضیانی در نظر گرفته شده است که دارای چهار شرط ذیل باشند:
الف) چهار سال قبل از مصوبه 2/6/72 شورای عالی در یک ارگان، نهاد یا یکی از مراکز آموزشی اشتغال به کار داشته باشند;
ب) دارای مدرک حوزوی یا غیرحوزوی (دیپلم به بالا) نباشند;
ج) کارمند رسمی اداره مربوط نباشند;
د) عملکردشان مثبت و مورد تایید اداره مربوط باشد .
توضیح
امتحان فوق برای تسهیل امر جهت متقاضیانی که ادامه کارشان در ارائه منوط به اداره مدرک باشد برگزار می شود .
چگونگی امتحان ویژه بر اساس بند یک مصوبه شماره 37 شورای عالی است .
تعیین سطوح علمی خواهران طلبه از مهرماه 72 به واحد مدارج علمی واگذار شده و تا کنون سه مرحله امتحان برای آنان برگزار شده است .
کیفیت و نحوه امتحانات خواهران و برادران یکسان است .
چگونگی برگزاری امتحانات
الف) امتحانات کتبی
زمان برگزاری امتحانات
1) امتحانات کتبی مدارج علمی همه ساله در دو نوبت برگزار می شود .
2) شرکت کنندگان در هرسطح سه نوبت متوالی مجاز به شرکت درامتحانات یک سطح هستند .
3) زمان ثبت نام و برگزاری امتحانات سه ماه قبل از برگزاری امتحانات از طریق روزنامه های کثیرالانتشار اعلام می شود .
4) تمام خصوصیات مربوط به امتحانات در محل ثبت نام در معرض دید عموم قرار می گیرد .
5) زمان ثبت نام پس از هماهنگی با معاونت آموزش و مسؤول دایره امتحانات اعلام می شود .
6) ثبت نام مکاتبه ای پذیرفته می شود ولی لازم است حداقل دو ماه قبل از شروع امتحانات، کلیه مدارک لازم به پست سفارشی تحویل داده شده باشد .
ب) امتحانات شفاهی
1) امتحانات شفاهی بعد از اتمام امتحانات کتبی از کلیه دروس، برگزار می شود .
2) چنانچه متقاضی در یکی از مواد امتحانی در سطح مورد تقاضا مردود شود یا در امتحان شرکت نکند مجاز به شرکت در امتحان شفاهی نخواهد بود .
امتحانات شفاهی تا کنون در پنج مرحله طبق نمودار زیر برگزار شده است: